Agile werken heeft al geruime tijd zijn weg gevonden naar marketing- en communicatiesectoren en toont veelbelovende resultaten in termen van efficiëntie en kwaliteit. De basisprincipes van agile, zoals samenwerking, iteratieve processen en flexibiliteit, zijn waardevol, maar de implementatie ervan binnen marketingcommunicatiebureaus vereist aanpassing aan de specifieke dynamiek van deze omgeving.
Unieke uitdagingen voor bureaus
Marketingcommunicatiebureaus hebben te maken met variabele klantplanningen, onvoorspelbare opdrachten en een grote diversiteit aan teamsamenstellingen. Deze factoren maken het uitdagend om een uniforme agile aanpak te hanteren. De snelheid waarmee klanten werken en hun veranderende behoeften vragen om een flexibele benadering die snel kan inspelen op veranderingen. De vraag is of agile werken hier mee- of tegenwerkt.
Maar waar hebben we het eigenlijk over, als we het over ‘Agile’ hebben? Het is een inmiddels veelgebruikte term, die op z’n minst losjes gehanteerd wordt. Daarom hieronder de kernprincipes.
- Samenwerking en communicatie: agile werkt het best wanneer er een sterke focus ligt op samenwerking binnen teams en open communicatie met klanten. Dit zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit en er snel geschakeld kan worden bij veranderingen.
- Iteratief proces: het iteratieve karakter van agile, waarbij werk in korte sprints wordt opgeleverd en continu feedback wordt verzameld, past goed bij de dynamische aard van marketingprojecten. Dit helpt om snel bij te sturen en te verbeteren.
- Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: de mogelijkheid om snel te reageren op nieuwe inzichten of veranderende klantbehoeften is cruciaal. Dit betekent dat teams en processen flexibel moeten zijn en zich continu moeten kunnen aanpassen.
Cultuur als succesfactor
Om de hoofdvraag – werkt agile mee of tegen bij communicatiebureaus – te kunnen beantwoorden, moeten we ook naar de cultuur van een bureau kijken, niet alleen naar het proces.
Agile werken vraagt om een cultuur van openheid, vertrouwen en samenwerking. Zowel intern als extern. De nadruk op diversiteit in teams kan miscommunicatie veroorzaken, tenzij er een sterke gemeenschappelijke interne cultuur is. Deze cultuur zorgt ervoor dat teamleden effectief kunnen samenwerken en zich snel kunnen aanpassen aan veranderingen, omdat ze elkaar op een dieper niveau dan rationaliteit begrijpen en weten te vinden.
‘Bureau-creatisch’ in plaats van bureaucratisch
Echter, agile werken kan soms ook leiden tot een te sterke interne focus. Terwijl het (in ieder geval bij dienstverleners) juist tot doel heeft om de klant zo goed mogelijk te servicen met de nodige flexibiliteit. Wanneer klantgerichtheid niet oprecht en intrinsiek in de cultuur zit verweven, zal agile werken tot conflicten met klant kunnen leiden. Het systeem wordt dan bureaucratisch, waarbij uitspraken als ‘dit past niet meer in de sprint’, of ‘dan moeten we alle kaartjes aanpassen’ ongetwijfeld de ergernis van de klant op zullen wekken. Agile moet voor en met de klant blijven werken, alleen dan draagt het positief bij aan het resultaat.
Oké, tot zover helder. Maar wat betekent dat dan praktisch voor iedereen die een bureau moet leiden en orde in de, aan bureaus gelieerde, chaos moet scheppen. Zonder aan flexibiliteit in te boeten?
Aanpassen aan klantprocessen: agile werken draait om het flexibel kunnen inspelen op de processen en snelheid van de klant. Of beter gezegd: iedere specifieke en individuele klant. Dit omvat de snelheid waarmee personen kunnen reageren, het aantal mensen dat betrokken is bij beslissingen en de naleving van deadlines voor feedback. Het bureau moet zijn ‘standaard’ werkwijze afstemmen op deze specifieke en individuele klantprocessen. Daily stand-ups en kortere sprints in duidelijke tijdvakken helpen bij het afstemmen van verwachtingen en zorgen voor een soepele samenwerking. Zowel in teams als met de verschillende personen aan klantzijde.
Diversiteit in teams: de diversiteit in teamsamenstelling binnen bureaus vereist een benadering die rekening houdt met verschillende specialisaties en werkstijlen. Het samenstellen van multifunctionele teams die goed kunnen samenwerken is hierbij cruciaal.
‘Planned redundancy’: om flexibiliteit te waarborgen, is planned redundancy cruciaal. Dit houdt in dat er in iedere sprint een (klein) deel van de capaciteit ‘blanco’ beschikbaar is om onverwachte veranderingen en uitdagingen aan te kunnen. Zie het als een expansievat. Hierdoor kunnen teams snel schakelen en blijven leveren, zelfs onder druk.
Balans tussen flexibiliteit en rust: hoewel agile werken flexibiliteit als kern heeft, hebben creatieve medewerkers behoefte aan rust en regelmaat om kwalitatief werk te leveren. Dit is een lastige tegenstelling. De oplossing ligt in het werken met vaste blokken in de dagplanning voor interne reviews, het verwerken van klantfeedback en zelfs het plannen van een vast moment voor onvoorziene zaken. Door deze taken op een vast moment op de dag in te regelen, ontstaat er duidelijkheid, rust en regelmaat in een verder dynamische en vaak chaotische omgeving.
Conclusie
Agile werken biedt veel voordelen voor marketingcommunicatie bureaus, zoals verhoogde efficiëntie en betere outputkwaliteit. Echter, de implementatie moet zorgvuldig worden afgestemd op de unieke omstandigheden van elk bureau en belangrijker nog: zijn klanten. Dit betekent dat de basisprincipes van agile moeten worden aangepast om te voldoen aan de specifieke eisen en dynamiek van de marketingcommunicatie omgeving.
Door deze flexibiliteit en dit aanpassingsvermogen kunnen bureaus niet alleen de voordelen van agile werken realiseren, maar ook een duurzame en succesvolle samenwerking met hun klanten opbouwen. Een sterke interne cultuur en bewust vrijgehouden capaciteit zijn hierbij cruciale elementen om het volledige potentieel van agile werken te benutten.
